سياسة إدارة المخاطر
مقدمة
من خلال التغيرات المتلاحقة في المجالات الاقتصادية والسياسية والاجتماعية التي ساهمت في بروز بيئة مفعمة بالخطر، توجب على مؤسسات القطاع الثالث العمل على ضرورة تجنب المخاطر التي قد تواجهها أو الحد منها أو السيطرة عليها ، ومن هنا نشأت حاجة الجمعية إلى اعتماد سياسة واضحة لإدارة المخاطر التي قد تتعرض لها سواء في الجانب الإداري أو المالي او النشاط .
اولا الغرض من إعداد سياسة إدارة المخاطر
- توضح السياسة تعريف الخطر وإدارة المخاطر والغرض من إدارة المخاطر .
- تفسر السياسة طريقة الجمعية الخاصة في إدارة المخاطر وتوثيق أدوار ومسئوليات الأطراف ذات العلاقة .
- تعتبر سياسة إدارة المخاطر جزءً من مهام الرقابة الداخلية للجمعية وترتيبات حوكمتها .
- تصف السياسة دور إجراء إدارة المخاطر في كامل نظام الرقابة الداخلية وتحديد إجراءات التقارير الرئيسية، وتشرح الإجراء الذي سيتم اتخاذه من أجل تقييم فعالية إجراءات الرقابة الداخلية للجمعية
ثانيًا تعريف الخطر وإدارة المخاطر
تعد إدارة المخاطر جزءً من نظام الرقابة الداخلية الذي يحتوي على عدد من العناصر التي تعمل مع بعضها على إيجاد طريقة تشغيل فعالة تساعد الجمعية على تحسين الأداء في كافة الجوانب المالية والإدارية ، كما تعتبر إدارة المخاطر جزءً هاما وضروريا بالنسبة لعمل الجمعية وليس فقط مجرد مسألة التزام، تتطلب دورا نشطا أكثر منه مجرد ردة فعل .
تراعي إدارة المخاطر كافة عناصر الرقابة الداخلية مثل :
- الاستراتيجيات والسياسات والإجراءات .
- خطط الجمعية وميزانياتها .
- سجلات المخاطر العالية .
ثالثا إدارة المخاطر وعلاقتها بالرقابة الداخلية
تعد إدارة المخاطر جزءً من نظام الرقابة الداخلية الذي يحتوي على عدد من العناصر التي تعمل مع بعضها على إيجاد طريقة تشغيل فعالة تساعد المؤسسة على تحسين الأداء في كافة الجوانب المالية والإدارية ، كما تعتبر إدارة المخاطر جزءً هاما وضروريا بالنسبة لعمل المؤسسة وليس فقط مجرد مسألة التزام، تتطلب دورا نشطا أكثر منه مجرد ردة فعل .
تراعي إدارة المخاطر كافة عناصر الرقابة الداخلية مثل :
- الاستراتيجيات والسياسات والإجراءات .
- خطط المؤسسة وميزانياتها .
- سجلات المخاطر العالية .
يمكن تعريف إدارة المخاطر بأنه الإجراء أو الهيكل أو الثقافة المستخدمة لتحديد وتقييم والسيطرة على جوانب المخاطر التي قد تؤثر في مقدرة المؤسسة على تحقيق أهدافها .
تعتبر إدارة المخاطر أمرا ضروريا لاستمرار ونمو المؤسسة بما يتوافق مع أهدافها الاستراتيجية، وليس إجراء الغرض منه تجنب المخاطر، وفي حال استخدامه بصورة سليمة فإنه يمكن للمؤسسة مواصلة أنشطتها بأعلى المعايير حيث أن المخاطر التي تم تحديدها وفهمها والسيطرة عليها بصورة جيدة فإن ما تبقى من المخاطر يصبح أقل حدة .
رابعًا لجنة إدارة المخاطر ومهامها
تشكل لجنة لمراجعة إدارة المخاطر من كل من ( المدير التنفيذي وثلاثة أشخاص يختارهم ويوافق عليها مجلس الادارة )، وتتولى اللجنة المهام التالية :
- إعداد خطة إدارة المخاطر بعد إجراء البحوث والدراسات المتعلقة بشأنها واعتمادها من مجلس ادارة الجمعية .
- تنفيذ الخطة الخاصة بإدارة المخاطر والرقابة الداخلية المعتمدة من قبل المجلس وضمان وضع الترتيبات المناسبة من أجل التأكد من أن المخاطر قد تم تحديدها وتقييمها وإدارتها بطريقة فاعلة .
- مراقبة المخاطر الكبيرة التي قد تهدد تحقيق الجمعية لأهدافها الاستراتيجية. وضمان توفر خطط لمراجعة كفاءة وفعالية إدارة المخاطر وقدرتها على تقديم تقييم سنوي لترتيبات إدارة المخاطر بالجمعية .
- رفع التقارير الدورية الخاصة بإدارة المخاطر لمجلس الادارة والقيام سنويا بمراجعة طريقة الجمعية في إدارة المخاطر وإطار عمل إدارة المخاطر .
- الاستعانة بخدمات الاستشاريين الخارجيين في الجوانب التخصصية لعمليات الجمعية, واستخدام الاختصاصيين من الأطراف الخارجية من أجل تقديم الاستشارات النوعية وعمل التقارير لزيادة موثوقية نظام الرقابة الداخلية .
- تقوم لجنة المراجعة بإعداد تقرير حول مراجعتها لفعالية إدارة المخاطر بالجمعية وترتيبات الرقابة والحوكمه بصورة سنوية وإجازتها من مجلس الادارة .
خامسًا دور مجلس الأمناء
- اعتماد سياسة إدارة المخاطر الخاصة بالجمعية .
- ضبط الإيقاع والتأثير على ثقافة إدارة المخاطر في الجمعية .
- تحديد الطريقة المثلى للتعاطي مع المخاطر أو مستوى التعرض في الجمعية .
- الموافقة على القرارات الهامة التي قد تؤثر على أداء الجمعية في مجال إدارة المخاطر .
- اعتماد تقرير لجنة المراجعة لفعالية إدارة المخاطر بالجمعية وذلك بناء على المعلومات المقدمة بواسطة لجنة المراجعة .
مجموعة المخاطر التي تواجه جمعية البيان الخيرية
الخطر في الجمعية يكمن في تحديد مجموعة المشاريع لدعم المستفيدين مع عدم أمكانية تنفيذها لعدم توفير المقدرة المالية لهذه المشاريع وبالتالي لا يمكن بناء خطة تمكن من تحقيق مؤشرات اهداف الجمعية .وتتلخص مجموعة المخاطر في النقاط ادناه :
- عدم وجود مصدر دخل ثابت لبناء المشاريع و إعداد ميزانية وارتباطات لها .
- عدم وجود المتخصص في كل ادارة وعدم وجود عدد كافي من الموظفين في كل قسم .
- الاستغناء عن بعض الموظفين لقلة الموارد .
آلية عمل إدارة المخاطر بالجمعية
- رصد مجموعة المخاطر التي تواجهها الجمعية .
- تصنيف مجموعة المخاطر التي تواجهها الجمعية .
- التعامل المستمر مع هذه المخاطر ومحاولة الحد منها .
- عقد اجتماعات دورية بين المدير التنفيذي للجمعية والمساعدين لبحث الحالات و محاولة حلها والحد منها .
- رفع تقارير دورية لمجلس الادارة للمشاركة في الحد من هذه المخاطر .